Články
Chytré řízení projektů aneb zkušenosti z praxe
26. 10. 2015 - Bc. Vlastimil Ježek, IEn.
Vlivem narůstající komplikovanosti řešených záležitostí se stále častěji jeví využití projektového řízení jako ideální řešení. Pokud předběžně definované zadání splňuje alespoň základní znaky projektu, nastává poměrně jasný postup nominace projektového týmu, stanovení konkrétních cílů a započetí vlastní práce. Principy efektivního řízení projektů jsou velice dobře propracované a považuji za téměř zbytečné se jimi dále zabývat. Chtěl bych se však podělit o několik opakovaně praxí ověřených zkušeností, které by mohly být přínosné pro všechny aktivní účastníky projektů – sponzory počínaje, přes manažery projektů až po jednotlivé členy realizačních týmů.
Nominace projektového týmu
V této počáteční fázi doporučuji maximální využití komunikačních a vyjednávacích dovedností. Například už jen prvotní oslovení potenciálních členů projektového týmu musí být dostatečně osobní, aby je motivovalo, a zároveň přiměřeně "týmové", čímž předem dáváme najevo, že nepotřebujeme žádné primadony. Na první pohled může toto doporučení vypadat jako protimluv, ale bez jeho zvládnutí si můžeme způsobit mnoho pozdějších potíží.
Běžný firemní život mi několikrát potvrdil další zásadu. Pro práci v projektovém týmu je mnohem výhodnější přímé využití výkonných pracovníků než jejich zaneprázdněných šéfů. Jestliže je většina úkolů z projektu takovýmto nadřízeným pouze delegována na další spolupracovníky, jde o ryzí plýtvání časem. V horším případě dochází kromě zdlouhavého přenosu požadavků ještě ke zkreslování nebo ztrátám poskytovaných informací. Následné plnění takto zadaných úkolů je často tzv. "mimo mísu", což je plýtvání časem a energií na kvadrát! Férové použití tohoto přístupu předpokládá průběžné a otevřené informování příslušného vedoucího o skutečném počínání jeho podřízených v projektovém týmu.
Motivace členů projektového týmu
Většinou naši spolupracovníci chodí do práce nejen proto, aby z toho měli nějaký peněžní prospěch, ale také kvůli pocitu vlastní důležitosti, užitečnosti a seberealizace. Tyto pohnutky jsou důvodem, proč finanční "motivace" působí tak krátkodobě a mizerně. Chceme-li tedy naše kolegy v projektovém týmu skutečně motivovat, musíme na to jít úplně jinak.
Mám osobní dobrou zkušenost s tzv. vrstvenou motivací. Podstata spočívá v několika úrovních, které mají výchozí rovinu v personifikaci cílů projektu. Tohoto efektu může být dosaženo například pomocí sloganu, na němž jsme se shodli v rámci úvodní schůzky týmu nebo na společném workshopu. Motto projektu "Poruchy jsou náš nepřítel" dokumentující společný zájem výroby a údržby je mnohem účinnější než řada proklamací "Je nezbytně nutné ...", "Pro splnění ...", "V souvislosti s ..." apod.
Další navazující úrovní je stanovení cílových odměn, jimiž potvrzujeme naše plné pochopení pravidla, že ani kuře nehrabe zadarmo. Výše odměn by neměla být nijak závratná, protože taková abnormálnost může ukazovat na příliš velkou obtížnost nebo akutnost. Kromě demotivace ostatních týmů ilustruje atypická odměna totální neschopnost vedení řešit věci jinak nebo zavčas.
Kromě předem stanovených odměn velmi dobře fungují i "třešničky na dortu". Jedná se o drobný upomínkový, pokud možno originální, dárek pro členy projektového týmu. Podobně kladnou odezvu můžeme očekávat, jestliže všem zapojeným kolegům dojednáme nějakou vítanou výhodu – parkování v areálu firmy, poskytnutí firemního tabletu, 1 den home office měsíčně...
Všechny sliby by měly být reálně splnitelné a následně dodrženy. Vím o významném projektu, za jehož splnění byl celému týmu písemnou formou slíben týdenní výlet za oceán. Po úspěšném splnění projektu se však všichni ostatní dozvěděli, že "tým" byl tvořen pouze generálním a obchodním ředitelem.
Práce na projektu
Navzdory různorodosti řešených témat lze i v této části uplatnit některé principy, které platí obecně. Už ve starém Římě se doporučovalo "festina lente", tedy spěchej pomalu. V oblasti projektů bych aplikaci uvedeného moudra doporučil zejména ve fázi definování. Rozšířeným zlozvykem je tuto etapu maximálně zkracovat, popřípadě přeskočit a pustit se rovnou do řešení "problému". Je to až komické, když si představíme, že pod pojmem problém nebo výzva si každý ze zúčastněných (od sponzora až po člena týmu) může vybavovat rozdílné věci. Zcela běžně se tak stává, že po několika dnech či týdnech intenzivní práce se všichni musí zastavit, sejít a důkladně si vyjasnit zadání a cíle projektu. Pokud je na tuto etapu vyčleněna například třetina celkové časové dotace, určitě nejde o plýtvání časem, ba právě naopak. Zde si dovolím ještě jedno varování před manažery z rodu Homo ASAPiens, kteří velmi rádi tlačí na zkracování termínů, ale v případě neúspěchu se s pravidelnou oblibou od nastalé situace distancují. A pokud zrovna nehovíte latině, tak i v češtině máme spoustu výstižných úsloví upozorňujících na důsledky kvapné práce.
Hladkému průběhu projektu určitě výrazně pomůže vytvoření komunikačního prostředí ke sdílení informací i mimo schůzky týmu. Jde o elektronickou verzi "nástěnky", na níž lze jednoduchým způsobem publikovat aktuální zprávy včetně souvisejících příloh. Takovýto nástroj velmi usnadňuje a kultivuje komunikaci týmu, navíc po skončení projektu skvěle poslouží jako kronika skutečného průběhu veškerých činností.
Podobně dobrou zkušenost mám s průběžným publikováním postupu prací na projektu. Obyčejná infotabule poskytuje minimálně tři příznivé efekty, které přispívají k našemu úspěchu. Umožňuje členům týmu pochlubit se výsledky společné práce, což je značně motivující. Předává ostatním spolupracovníkům získané poznatky, které slouží k omezení rizika, že budou opakovat podobné nebo stejné chyby. V případě liknavého plnění úkolů ze strany některých členů týmu stimuluje publikování reálného stavu tyto "zaostávače" k vyššímu výkonu.
Ukončení projektu
Po dobrém koncertě následuje potlesk – po ukončení projektu je vhodné všechny aktivní členy týmu pochválit a ocenit. Zde je prostor pro nejvyšší úroveň naší motivační pyramidy. Certifikát za účast na projektu nebo společná večeře týmu nestojí mnoho peněz a silně motivuje.
V rámci závěrečné prezentace projektu jde především o "prodání" výsledků naší společné práce. Neměli bychom však zapomínat na možnost poskytnout ponaučení i dalším projektovým týmům; je to osvědčené preventivní opatření – jen hlupáci opakují tytéž chyby.
Mám zájem o konzultaci / chci se vzdělávat